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La période des déménagements arrivant à grands pas, nous avons constaté au cours des dernières années que les entreprises peuvent parfois oublier de prévoir tout ce qui concerne la télécommunication.

L’équipe de Télénet Communications a donc pensé vous donner quelques conseils sur divers éléments à considérer lorsque vous déménagerez, afin d'éviter les mauvaises surprise et de vous assurer un succès opérationnel des plus rapide une fois installé à votre nouvelle adresse.

1 - Prévoir les frais

Tout d’abord, vous ne serez pas surpris d’apprendre qu’il y a des frais. Tout déménagement, qu’il soit résidentiel ou commercial, engendrera des frais et ce, même pour vos télécommunications. Il est donc important d’aviser vos fournisseurs d’un changement d’adresse, afin d’éviter, le plus possible, les imprévus et complications dans vos systèmes. Les coûts de votre mensualité ne seront pas nécessairement affectés, mais plutôt l’équipement et les installations. Souvent, il peut s’agir d’une belle occasion pour mettre votre système à jour, en plus de mieux connaître votre environnement. Si vous avez une personne en TI à l’interne, elle saura vous sauver bien des maux de tête. Dans le cas contraire, reposez-vous sur une entreprise comme Télénet Communications pour vous faire des recommandations et vous épauler dans les étapes.

2 - Prendre le temps nécessaire

Par la suite, il n’y a pas de miracle, prévoyez du temps. Même si parfois vous êtes pris de cours, essayez autant que possible de planifier avec vos fournisseurs le déménagement. Ils sont là pour vous aider et vous accompagner afin que les services soient interrompus le moins longtemps possible. Nous vous recommandons fortement de demander conseil à votre fournisseur, car il vous aidera à mieux planifier le transfert de vos équipements et services.

3 - Revoir vos besoins 

Un autre point important est de faire le tri des services que vous avez. Ici, nous nous concentrons sur votre informatique et vos télécommunications, donc tout ce qui touche à : 

• Téléphonie (téléphones, lignes, réseau)
• Internet
• Système informatique
• Équipement (portables, ordinateurs, souris, claviers, imprimantes, fax, etc.)
• Serveurs (physique ou virtuel)
• Système de sécurité et d’alarme (caméras, etc.)

Éléments importants à considérer :

• Identifiez les fils pour savoir avec quel équipement il faudra les rebrancher.
• Faites un plan afin de pouvoir placer les équipements dans les bons bureaux et les bonnes salles. Même si des changements seront sans doute apportés au fur et à mesure, il est préférable de pouvoir guider votre équipe avec un plan uniforme à court terme.
• Tentez d’établir la liste des intervenants et de prévoir un horaire pour chacun. Surtout, avisez-les à l’avance !
• Informez vos clients qu’il risque d’y avoir interruption des services et, si votre système le permet, faites transférer votre ligne temporairement.
• Si vous avez un système d’alarme, prenez soin de vérifier qu’il soit toujours sur une ligne existante (souvent la ligne de fax).

4 - Prévoir une visite des nouveaux locaux

Afin d’éviter les mauvaises surprises, invitez vos fournisseurs à visiter vos nouveaux bureaux pour qu’il puisse vérifier si l’environnement est adéquat relativement à ce que vous avez actuellement.

• Est-ce que les prises réseaux sont au bon endroit ?
• Le câblage a-t-il été fait ?
• Avez-vous un espace réservé pour votre équipement informatique (batterie, serveur, routeur, switch, etc.)
• Y aura-t-il un ajout d’employé ?

Finalement, chaque déménagement peut amener son lot de questions, d’intervenants et de surprises. Mieux vous serez préparé pour vos télécommunications, plus facile ce sera de vous brancher dans un délai restreint. Il est important de préciser que cette liste n’est pas exhaustive, mais plutôt un outil de base avec lequel vous pourrez mieux préparer votre prochain déménagement et communiquer avec votre conseiller en télécommunications pour vous assurer de ne rien oublier. Notre équipe est présente pour vous aider dans le processus stressant que peut être un déménagement, n'hésitez donc pas à communiquer avec nous le plus tôt possible.