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Vu l’évolution de la plateforme Office 365 et Microsoft Exchange Online, notre équipe a décidé de prendre le temps d’informer ses clients sur le sujet.

Pour l’occasion, nous avons organisé un dîner techno avec quelques clients, permettant de discuter des avantages et tout ce dont il est possible de bénéficier grâce à ces plateformes.

Nous avons cru bon d’en faire un article où nous ferons un survol des éléments qui, selon nous, sont pertinents et pourraient vous intéresser.

Tout d’abord, parlons des avantages d’Office 365, qui sont nombreux.

Il s’agit d’un modèle qui s’adapte à vous et votre environnement. Où que vous soyez, vous pouvez y avoir accès en tout temps. Bien entendu, vous aurez au minimum besoin d’une connexion Internet. En plus d’être une plateforme fonctionnelle en permanence et dont le contrôle de sécurité des données est assuré, une synchronisation se fait efficacement, en temps réel et peu importe le type d’appareil que vous utilisez, ce qui peut vous sauver de bien des soucis. De plus, les utilisateurs bénéficient des toutes dernières versions des logiciels de la suite Office. Microsoft assure la confidentialité des données, du contrôle de protection des données et vous permet d’ailleurs de récupérer celles-ci à tout moment, tout ça en vous assurant qu’ils ne détiennent plus rien. 

Grâce à un portail, auquel vous avez accès en tout temps, vous savez où se trouvent vos données et qui peut y avoir accès. Vous contrôlez votre environnement.

Partagez, échangez et communiquez aisément avec vos clients et collègues.

Énumérons maintenant les avantages des solutions offertes par Microsoft Office 365

Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook et Access

• Vous travaillez en tout temps avec la version récente de la plateforme.
• Disponible sur plusieurs plateformes, ainsi qu’en version web (Windows, Mac, iOS et Android).
• Chaque utilisateur a la possibilité d’installer ces logiciels sur 5 appareils différents. 

Exchange Online

• Gestion de vos courriels en toute simplicité.
• Déploiement et gestion très facile, vous permettant d’économiser du temps et de l’argent comparativement à l’achat d’un serveur.
• Bénéficiez d’une boîte de 50Go et de messages ayant une taille allant jusqu’ à 150 Mo.
• Version web d’Outlook.
• Tous les avantages d’Exchange comme le calendrier et le carnet d’adresses.
• Bénéficiez d’Exchange Online Protection qui vous donne une protection contre les Pourriels et les logiciels malicieux (malwares), le tout soutenu par une infrastructure de serveurs distribués partout dans le monde, incluant un service de soutien en ligne.
• Possibilité d’archivage des fichiers au niveau des pièces jointes.

OneDrive

• Retrouver tous vos fichiers au même endroit, en plus de pouvoir y accéder à tout moment.
• 1 To de stockage OneDrive par utilisateur.
• Stockage de fichier allant jusqu’à une taille de 15 Go.
• Partage entre utilisateur et création de groupe.
• Possibilité de synchronisation sur votre station de travail et vos appareils mobiles.
• Outils de recherche de fichier (par titre, objet, utilisateur ou encore directement à l'intérieur du fichier).
• Disponible sous plusieurs plateformes (Windows, Mac, iOS et Android)

Sharepoint

• Plateforme qui permet de partager des fichiers, des applications et du contenu à travers un intranet pour entreprise.
• Possibilité de créer des groupes de travail et d'en faire la gouvernance.
• OneDrive s'y intègre aisément.
• Application Web : Accessible à partir de n'importe quelle plateforme.

Skype pour entreprise

• Discuter et échanger avec des collègues et des clients à distance grâce à cette outil de collaboration.
• Nombre illimité de session de vidéo conférence.
• Création de lien personnalisé pour créer votre conférence.
• Disponible sous plusieurs plateformes (Windows, Mac, iOS et Android)
• Partage d’écran et/ou de fichier durant une vidéo conférence et possibilité de donner ou prendre le contrôle de la séance par un autre utilisateur.
• Messagerie instantanée.
• Chargement de PowerPoint durant les présentations.
• Tableau blanc vous permettant de rédiger, dessiner, modifier. Bref de créer ce qui vous passe par la tête durant votre conférence.
• Compatible avec la majorité des casques d’écoute et de caméra web.

Microsoft Teams

• Plateforme de communication instantanée.
• Disponible sur plusieurs plateformes (Windows, Mac, iOS et Android).
• Création d'équipes de travail et de canaux de communications
• Échange de fichiers
• Possibilité de vidéo conférence (Skype).
• Intégration complète dans Sharepoint

Plusieurs forfaits s’offrent à vous avec Office 365. Voici les plus communs :

• Office 365 Business
• Office 365 Business Premium
• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Pro Plus
• Office 365 Entreprise E1
• Office 365 Entreprise E3

Recommandations simples et efficaces :

Bien que tout ce qui vient d’être énuméré peut améliorer la communication au sein de votre entreprise, restez vigilant.

Il est recommandé de former les utilisateurs sur l’importance de la protection des données d’une entreprise. Cela passe par l’utilisation de mots de passe sécuritaire et la protection de vos stations de travail et appareils mobiles.  Éviter les mots de passe simples et faciles à deviner : 123456, admin, bonjour, soleil123, etc.

Demandez un changement de mot de passe à vos employés à divers moments dans l’année. Quelques fois par année, exemple au 4 mois, faite faire le changement afin d’augmenter la sécurité de votre réseau. Gardez en tête qu'il est important d'avoir une politique de mot de passe complexe.

Lorsqu’un employé quitte, que ce soit en bon ou en mauvais terme, prenez des précautions. Si vous n’avez pas pris la peine de modifier ou désactiver son compte, n’oubliez pas que celui-ci peut toujours accéder à vos données. De ce fait, ayez en place un processus lors de l’embauche mais aussi lors des départs. C’est simple, désactivez, transférez ou encore fermez le compte, cela vous fera économiser des coûts sur les licences, et vous éviterez qu’un nouvel employé utilise le compte d’un ancien utilisateur. Bref, soyez à jour dans vos comptes afin de ne pas avoir de mauvaise surprise et limiter les incidents.

Il s’agit de gestes simples, mais que les organisations se doivent de prendre le temps de faire afin d'assurer une bonne pratique de gouvernance des comptes. Peut-être que rien ne vous arrivera, mais soyez vigilants ! On ne sait jamais quand ni comment cela peut arriver !

Chez Télénet Communications, nous maitrisons l'environnement Office 365 depuis maintenant plusieurs années. L'expertise de notre équipe s'est développée au fil du temps en conservant une forte collaboration avec notre partenaire Microsoft. Plusieurs de nos clients ont vu une diminution des coûts et une amélioration de la productivité des membres de leur organisation, grâce à cet outil. Cependant, une évaluation des besoins est nécessaire afin de valider les éléments importants pouvant influencer les forfaits et les coûts. C'est pourquoi un bon plan de migration est garant du succès !

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour être conseillé adéquatement sur la plateforme  Office 365 et ces différentes solutions. https://www.telenetcommunications.com/telenet/page/office-365

L’équipe de Télénet Communications